Excelentes notas en NiMbox

En todo contacto efectivo se deben obtener dos cosas; La Excusa y La promesa. Estos dos resultados van de la mano, poco sirve que el cliente me haya explicado porque no me ha pagado si saco de la conversación cuando me va a pagar, ni tampoco que el me paga la semana que viene sin haberle preguntado porque no me ha pagado.

Luego de el contacto efectivo es necesario registrar estos dos elementos como nota y tarea. Este articulo se enfoca en destacar porque vale la pena hacer excelentes nota, que elementos contiene una excelente nota y como se pueden categorizar para futuras referencias.

La nota en nimbox

En NiMbox la nota es una parte fundamental del método de trabajo. Sabemos muy bien que la actividad mas recurrente de la cobranza es la generación de contactos con el deudor, y la nota es un mecanismo para llevar un registro de los contactos realizados. Estructuralmente debe contener las siguientes partes:

• El nombre de la persona contactada
• La excusa o lo que le sucede al cliente
• Un compromiso del cliente
• Uno mas hashtags categorizando la nota

En departamentos de cobranza eficientes se cumplen estas dos reglas sobre las notas:

• Registro todos sus contactos con el cliente, lo cual incide en un alto número de notas diarias
• Calidad de las notas, permitiendo que otras personas comprendan que sucedió con el cliente.

Importancia

Si se registra cada contacto realizado, se vuelve fácil para alguien de la organización responder: ¿Qué esta pasando con este cliente que no nos ha pagado?

La historia del cliente es formada por las notas. Estas nos ayudan a entender nuestra relación con él.

El solo hecho de tener que salir de la llamada anotando, lo que aprendí del cliente, hace que las llamadas de cobranza sean más estruturadas y efectivas.

Notas excelentes.

La nota debe ser completa y describir bien, que fue lo que conversé con el cliente. Como la nota es un mecanismo de registro interno tambien es un excelente lugar para anotar estrategias de cobro, acuerdos e información sobre lo que voy conociendo de mi cliente.

La excelencia en cuanto al registro de los contactos del cliente viene dada por tres elementos:

• La nota sola explica que aprendi de mi cliente durante el contacto.
• Puede ser leida y comprendida por personas distintas al redactor de la nota.
• Las notas realizadas sobre el cliente, en conjunto, hechan un cuento sobre lo que le ha pasado a mi cliente.

Ejemplos de notas excelentes

Aquí recopilamos unos cuantos ejemplos de notas reales hechas por cobradores que utilizan NiMbox. Esta la nota seguida de la explicación de porque esta nota en particular nos parece interesante.

Nota	Por que es buena
	Esta nota contiene la excusa típica de los clientes más grandes. Este tipo de notas permiten que el cobrador comprende que este cliente utiliza los dias de caja como palanca para pagar mas tarde y una estrategia de cobro orientada a que el día de caja mi pago siempre salga es lo que tiene sentido.
	Esta nota deja claro el incumplimiento de una promesa de pago lo que debería ser parte de los primero indicios de la necesidad de una cobranza más agresiva. Además posee un detalle de la excusa bien explicativo que permitirá de ahora en adelante saber que el Sr. Hector es una persona importante desde el punto de vista de la cobranza a esta organización.
	Con respecto a la nota anterior, la creemos excelentes porque explica el rol de una persona con nombre y apellido e incluye una estrategia de cobro la cual es apoyarme en otras personas de mi organización que puedan ayudarme a influir en mi cliente.
	Esta nota contiene un acuerdo de pago delimitado y con fechas que permite luego validar que el acuerdo se cumplió o no.
	Esta nota contiene el elementos de categorization como lo es #promesadepago y solo le faltaría algo que indique porque hizo falta la llamada para que el cancelara la factura.

La notas pueden ser supervisadas

El la pestaña llamada "notas" permite revisar todas las notas que han generado los usuarios. Inclusive agruparlas, ademas de ver los totales realizados en diversos periodos. Esta página puede resultar tremendamente útil a la hora de supervisar y responder a la pregunta: ¿Se esta haciendo el trabajo de cobranza?

Es recomendable que los cobradores se consulten a si mismos para auto evaluarse y para los supervisores de la cobranza esta página permite entender que tanto se esta cobrando.

Hashtag

En la busqueda de una forma para categorizar las notas que se van realizando por los usuarios, en NiMbox proponemos el uso del Hashtag. Es simplemente una o varias palabras son espacios y precedidas de el simbolo #. Ej: #noselocaliza

Los hashtags o etiquetas pueden ser utilizados en combinación con texto que explique más en detalle el contenido de la conversación. Incluso se puede colocar mas de un hashtag en una misma nota.

Esta simple etiqueta permite agrupar notas del mismo tipo. De forma tal que si cada vez que llamo a un cliente y le dejo un mensaje de voz luego coloco el hashtag #mensaje en mi nota. Pues ahora puedo contar cuantas de mi notas poseen esta etiqueta. Como resultado puedo medir cuantas de las llamadas que realice terminaron en un mensaje dejado al cliente.

El hashtag requiere consistencia. Todos los usuarios de nimbox debemos ponernos de acuerdo en los hashtags que utilizaremos en los casos mas comunes.

Los Hashtags mas comunes en nuestra comunidad

#noselocaliza	El deudor no pudo ser contactado
#promesadepago	El deudor promete una fecha de pago
#yacancelo	El deudor indica que ya realizó el pago
#mensaje	Le deje un mensaje al cliente